netcoffee.pl*po godzinach - reaktywacja

Ten blog jest kontynuacją bloga dostępnego ongiś pod adresem netcoffee.pl/pogodzinach.
Artykuły, które na to zasługują są przenoszone do nowej wersji bloga. Pozostałe wkrótce znikną.

2006-12-03

Czyżby TODO idealne?

TODO: znaleźć TODO

Od bardzo długiego czasu, poszukiwałem programu, który pomógłby mi zarządzać listą zadań do zrobienia - TODO. Zainstalowałem wiele programów dla Windows, oraz systemów stworzonych w PHP i opartych o MySQL. Niestety, żaden z nich nie spełnił moich wymagań. Jak się okazało, autorzy popadali z jednej skrajności w drugą. Programy były albo bardzo ubogie, oferując jedynie możliwość tworzenia prostego spisu zadań, albo były bardzo rozbudowane. Przy czym wadą tych rozbudowanych było to, że wymagały od użytkownika podawania wszystkich istnejących parametrów zadań.

Jednym z bardziej złożonych systemów, był Eventum, udostępniony przez MySQL AB. Jego rozbudowane opcje budziły szacunek, niestety, aby rozpocząć używanie systemu, należało skonfigurować bardzo dużo parametrów - projekty, uczestnicy, klienci, statusy, priorytety itp. Skończyłem używać ten system zanim jeszcze tak naprawde zacząłem.

DONE: znaleźć TODO

W końcu, dzięki - o ile dobrze pamiętam - serwisowi dzone.com - znalazłem program, który ma szansę zostać moim TODO idealnym. Jest to ToDoList (obecnie w wersji 5.0.1) udostępniony przez AbstractSpoon Software.

ToDoList

Główne okno programu zawiera:

Todo - okno główne



  • listę zadań w postaci drzewa
  • panel z parametrami aktualnie wybranej pozycji
  • pole komentarza (RTF)
  • panel wyszukiwania

Dla każdego z zadań, można zdefiniować parametry:
  • priorytet (0-10)
  • ryzyko (0-10)
  • procent wykonania
  • przewidywany czas potrzebny na wykonanie
  • rzeczywisty czas poświęcony na wykonanie
  • datę rozpoczęcia pracy
  • datę rzeczywistego zakończenia pracy
  • termin wykonania
  • osobę, której przypisano zadanie
  • osobę, ktora przypisała zadanie
  • status (dowolnie definiowana lista)
  • kategoria (dowolnie definiowana lista)
  • zewnętrzne ID
  • koszt
  • zależność od innego zadania
  • kolor
  • komentarz
Dodatkowo, każde z zadań można oznaczyć flagą, oraz przypisać do niego plik.
Bardzo ważną zaletą programu jest to, że wszystkie parametry zadania są opcjonalne. Dzięki temu o wiele łatwiej można dostosować program do własnych potrzeb. Jeżeli nie mamy w zwyczaju określania terminu wykonania zadania - to go nie musimy definiować. Co nie oznacza, że gdy przyjdzie taka potrzeba, nie będziemy mogli tego zrobić.

Wszystkie parametry zadania definiujemy w panelu znajdującym się pod listą:
szczegóły zadania

Zadania można organizować w hierarchiczne drzewo z wieloma poziomami zagłębienia.
lista zadań
Zaznaczenie nadrzędnego zadania jako wykonanego, może powodować zaznaczenie poniższych zadań jako wykonane. Zadania można przemieszczać na liście względem innych, używając klawiszy kursora z wciśniętym klawiszem Control.

Kilka parametrów zadań zasługuje na dodatkowe kilka zdań:
priorytet
każdemu priorytetowi można przypisać kolor, lub wszystkim można przypisać kolejne etapy przejścia tonalnego między dwoma kolorami. Dodtakowo, zadanie nadrzędne może automatycznie otrzymać najwyższy priorytet zadań podrzędnych (można wykluczyć priorytet zadań wykonanych)
procent wykonania
ten parametr można oznaczać ręcznie, może on być też wyliczony na podstawie wykonania zadań podrzędnych. Podstawą obliczeń może być albo ilość zadań wykonanych/niewykonanych lub czas potrzebny i poświęcony na ich wykonanie.
rzeczywisty czas poświęcony na wykonanie
może być wyrażony w kilku jednostkach (minuty, godziny, dni, tygodnie, miesiące, lata). Dodatkowo program umożliwia automatyczne mierzenie czasu poświęconego na zadanie (pomiar jest wstrzymywany na czas działania wygaszacza ekranu).
status/kategoria
można przypisać dowolny status/kategorię. Wcześniej wprowadzone wartości tworzą listę, z której można szybko wybrać status/kategorię.
zależność
można zdefiniować ID zadania, które musi być wykonane przed wybranym zadaniem. Jeżeli spróbujemy oznaczyć zadanie zależne jako wykonane, a zadanie nadrzędne nie będzie wykonane, zostanie wyświetlone ostrzeżenie.
komentarz
jest edytowany w polu RTF, pozwalającym na formatowanie tekstu, a także na wstawianie odnośników do innych zadań, w postaci tdl://xxx gdzie xxx jest identyfikatorem zadania. Odnośnik może prowadzić także do zadań zdefiniowanych w innych plikach. Pole komentarza wygląda tak:
komentarze

Praca zespołowa
ToDoList umożliwia także współdzielenie pliku przez kilka osób. Wystarczy plik z listą zadań umieścić na dysku sieciowym. Aby wykluczyć konflikty w trakcie edycji, przed edycją pliku, należy wcześniej zablokować możliwość edycji innym użytkownikom:

Tryb blokowania

Wcześniej w opcjach trzeba włączyć opcję "Enable simple source control". Pracę kilku osób ułatwiają dodatkowe opcje:
  • automatyczne ponawianie próby zablokowania pliku do edycji, w przypadku gdy edycję zablokował inny użytkownik
  • automatyczne odblokowywanie edycji przy zamykaniu listy
  • odblokowywanie listy, gdy nie dokonano zmian przez ustalony czas
  • automatyczne sprawdzanie statusu listy co ustalony czas i automatyczne wczytywanie aktualnego pliku

Dodatkowe opcje
W ustawieniach można zdefiniować globalny skrót klawiaturowy przywołujący i minimalizujący program, który może minimalizować się do ikony systemowej. Dzięki temu łatwo operuje się programem, który czekając w gotowości, nie rozprasza uwagi, nie zabiera miejsca na pasku systemowym, i co ważniejsze - na liście okien (Alt-Tab).

Warto także wspomnieć o tym, że:
  • istnieje możliwości eksportu/importu list zadań (HTML, MLO, Outline, GanttProject, iCalendar, ...)
  • istnieje możliwości dodawania pluginów i narzędzi zewnętrznych (tu można wykorzystać parametr external ID)
  • lista jest przechowywana jako plik XML, można więc z łatwością stworzyć własne narzędzie potrafiące odczytywać plik
  • można w samym programie przetwarzać listę przy użyciu szablonu XSLT


To jest tylko pobieżne przedstawienie programu ToDoList. Zainstalowałem naprawdę sporo programów tego typu, ten jednak wydał mi się najlepszy z dotąd testowanych i godny polecenia. Nie twierdzę jednak, że jest najlepszy ze wszystkich istniejących. Dlatego właśnie chciałbym dowiedzieć się, czego używacie jako menadżera zadań? Co lubicie w tych programach, a co was drażni? Jakie macie wymagania względem takich programów? A może macie jakieś własne rozwiązania?